برگزاري جلسات كاري

برگزاري جلسات كاري يكي از مهم‌ترين برنامه‌هاي هر شركت است. كيفيت هر جلسه‌اي تأثير زيادي روي كار كارمندان و اعضاي يك تيم مي‌گذارد. از اين رو نحوه و چگونگي برگزاري جلسات كاري همواره بايد مورد توجه مديران قرار بگيريد. مسلما هر چه جلسات كاري شما بازخورد بهتري داشته باشد، نتيجه بهتري نيز از فعاليت خود خواهيد برد. اگر شما هم مي‌خواهيد كه يك جلسه كاري با بازد‌هي بالا داشته باشيد اين مقاله مناسب شما خواهد بود.

برگزاري جلسات كاري

همانطور كه اشاره كرديم جلسات بخش عادي از يك فعاليت روزانه در شركت است. اين جلسات باعث مي‌شود تا كارمندان يك شركت بتوانند نقطه نظرات و ايده‌هاي خود را بيان كنند و با هم ديگر ارتباط مؤثرتري برقرار نمايند. در اينجا ما چند نكته در مورد برگزاري جلسات كاري مفيد را به شما ارائه مي‌دهيم. شما مي توانيد براي بهبود سيستم سازمان خود از كمك هاي يك منتور استفاده نماييد. براي اطلاع از وظايف منتور و آشنايي با اين عنوان كاري كليك كنيد.

1- تنظيم يك دستور كار در زمان برگزاري جلسات كاري

تهيه دستور كار قبل از برگزاري جلسه بسيار مهم است. برنامه‌ها، اهداف و موضوعاتي كه قرار است در جلسه مطرح شود بايد به اطلاع شركت‌ كنندگان برسد. اين كار به افراد كمك مي‌كند تا قبل از حضور در جلسه خودشان را آماده كنند و بتوانند در مورد موضوع گفتگو تمركز لازم را به دست آورند.

2- محل برگزاري جلسه را تغيير دهيد

گاهي اوقات حضور در يك مكان تكراري باعث كاهش كيفيت جلسات كاري مي‌شود. اگر شما مي‌خواهيد كه بازدهي جلسات‌تان افزايش پيدا كند بايد مكان جلسه را تغيير دهيد. مي‌توانيد از ايده‌هاي مختلفي استفاده كنيد مثلاً در محيط بيرون از شركت و يا در طبيعت اين جلسات را برگزار كنيد. البته پيش از هر چيز نظر ساير افراد را هم در اين مورد جويا شويد.

3- هنگام برگزاري جلسات كاري از فناوري استفاده كنيد

در جلسات كاري سعي كنيد از فناوري به صورت حرفه‌اي استفاده كنيد. نبايد بهانه بياوريد و از روش‌هاي قديمي استفاده كنيد. محرك‌هاي سمعي و بصري را با هم تركيب كنيد. از ويدئو و يا موسيقي در جلسات كاري استفاده كنيد تا مخاطبان‌تان جذب صحبت با شما شوند. يادتان باشد فناوري كار شما را در جلسه كاري راحت‌تر مي‌كند.

4- به صورت ايستاده جلسه كار را برگزار كنيد

طبق تحقيقات اخير دانشمندان، وقتي افراد به صورت ايستاده در جلسات كاري شركت مي‌كنند تمركزشان نيز بالاتر مي‌رود. بنابراين براي افزايش كيفيت سعي كنيد جلسه را به صورت ايستاده برگزار نماييد. مي‌توانيد يك اتاقي را انتخاب كنيد كه هيچ صندلي نداشته باشد و يا مي‌توانيد جلسه را به بيرون از شركت منتقل كنيد تا افراد بايستند و در جلسه شركت كنند.

5- برگزاري جلسات كاري با آرامش و ادب

يكي از مهم‌ترين قوانين براي موفقيت در يك جلسه كاري كنترل احساسات است. ممكن است موضوع جلسه براي شما بحراني باشد؛ اما نبايد اجازه بدهيد موضوع روي احساسات شما تأثير منفي بگذارد. سعي كنيد مؤدب و آرام باشيد. شما يك حرفه‌اي هستيد از اين رو بايد سعي كنيد در حين جلسه اعتماد به نفس داشته باشيد و در هر شرايطي جانب ادب را رعايت كنيد.

6- مسئوليت‌ها را تقسيم كنيد

همه‌ي بار يك جلسه را به دوش نكشيد. جلسات به صورت گروهي تشكيل مي‌شوند و براي اينكه بتوانيد همه جوانب يك موضوع را مورد بحث قرار دهيد بايد مسئوليت‌ها را تقسيم كنيد. از طرفي ديگر سعي كنيد در جلسات آنقدر واضح صحبت كنيد كه مخاطبان و ساير شركت‌كنندگان از شما نخواهد دوباره حرفتان را تكرار كنيد.

7- به شركت كنندگان توجه كنيد

هنگام آماده شدن براي جلسه كاري خود، ممكن است به شركت كنندگان توجه نداشته باشيد. يك جلسه برنامه ريزي شده يعني يك جلسه موفق. از برگزاري جلسات ناگهاني خودداري كنيد. اين كار به شركت‌كنندگان اضطراب زيادي منتقل مي‌كند. وقتي شما به شركت كنندگان توجه مي‌كنيد در واقع به كيفيت بالاي جلسات خود بها مي‌دهيد. لطفاً به جز در موارد اضطراري جلسات را ناگهاني برگزار نكنيد.

8- به زمان جلسات كاري توجه كنيد

براي اينكه جلسات كاري از كيفيت خوبي برخوردار باشند بايد در زمان مناسبي آن را اجرا كنيد. هرگز جلسات را صبح زود برگزار نكنيد. نظرسنجي‌ها نشان داده در جلسات صبحگاهي، افراد از تمركز كافي برخوردار نيستند و دوست دارند هر چه زودتر به پايان جلسه نزديك شوند. همچنين در هنگام غروب و نزديك به زمان غذا نيز نبايد جلسات كاري برگزار شود. بهترين زمان مي‌تواند هنگام عصر باشد.

9- پايان مناسب

ممكن است شما زمان زيادي صرف برنامه‌ريزي براي شروع يك جلسه كاري فوق العاده را انجام داده باشيد و حتي در حين جلسه نيز به بهترين شكل ممكن عمل كرده باشيد. اما كار خود را به صورت ناگهاني به پايان مي‌رسانيد. همانطور كه يك مقاله، مقدمه، متن و پايان مناسبي دارد، جلسات هم به همين شكل هستند، نبايد ناگهاني و بدون مقدمه جلسه كاري را به پايان برسانيد. قبل از به پايان رساندن جلسه، حرف‌هاي زده شده را جمع بندي كنيد و بعد جلسه را به پايان برسانيد.

رعايت چنين نكات ريزي مي‌تواند كيفيت جلسات كاري شما را بالا ببرد. شايد زياد مهم به نظر نرسند اما وقتي در واقعيت به آن‌ها عمل كنيد به تأثيرش پي خواهيد برد. همچنين شما مي‌توانيد براي رفع نواقص و عوامل منفي بر روي كسب و كارتان با استفاده از راهنمايي مشاوران مركز كاردوك سيسستم سازمان تان را بهينه سازي بكنيد.

سؤالات متداول

چه سؤالات مهمي بايد در برنامه جلسه كاري مورد بحث قرار بگيرند؟

اين مورد بسته به موضوع مورد نظر شما دارد. اما مي‌توانيد از اين موارد به عنوان نمونه استفاده كنيد.

• مهمترين چيزي كه امروز بايد در مورد آن بحث كنيم چيست؟
• برجسته ترين دستاوردهاي شما از آخرين ملاقاتمان چيست؟
• مهمترين مواردي كه قبل از ديدار بعدي خود روي آنها تمركز مي كنيد چيست؟

چرا برگزاري جلسات بلافاصله بعد از ناهار كار اشتباهي است؟

از انجام جلسات بلافاصله بعد از ناهار خودداري كنيد زيرا افراد بعد از خوردن غذا دچار احساس خلسه مي شوند. جلسه را براي ساعت حدود 2.30 بعد از ظهر بگذاريد تا اطمينان حاصل شود كه سطح انرژي هر كس دوباره احيا مي شود.

براي ثبت نام يا دريافت مشاوره كسب و كار در زمينه برگزاري جلسات كاري مي توانيد با مشاوران مركز مشاوره كسب و كار كاردوك از طريق شماره 09351520300 تماس بگيريد.

منبع: برگزاري جلسات كاري